任何一个单位的工作都必须有相应的固定资产作为运行的保证，固定资产管理是每个单位财务管理都会涉及到的问题。固定资产清查盘点是固定资产管理的重要内容，资产清查中最重要、最困难的工作是对固定资产的帐实比对分析，量大人少工作不力常使固定资产盘点无法达到资产管理的严格要求。便捷的条码管理作为一种新的资产管理思路被越来越多的推向实践层面，它在提高固定资产管理水平、管理效率等方面表现出无可比拟的优势。杭州市财政局在2008年试点实施了行政事业单位国有资产条码管理，在此，我们对试点工作中出现的问题、取得的经验进行总结、分析，以便进一步促进和加强相应的资产管理工作。
    北京首码伟业科技有限公司在充分研究企事业的资产管理方式下，结合众多客户经验研发出首码固定资产条形码管理软件。了解具体功能请联系我公司售前顾问，联系电话010-51296829转8009 。
一、行政事业单位实施资产条码管理的必要性
1、清查盘点是行政事业单位资产管理的重要内容。《事业单位财务规则》（财政部令1996第8号）第三十条和《行政单位财务规则》（财政部令1998第9号）第二十七条分别明确规定了行政、事业单位财务管理包括清查盘点，各单位每年至少应当对固定资产清查盘点一次，清查盘点是行政事业单位资产管理的重要内容。
2、行政事业单位固定资产盘点存在着一些问题。现实工作中，行政事业单位的国有资产管理基础薄弱，对固定资产的清查盘点并不到位。主要存在的问题有：一是缺乏明确的盘点工作制度。行政、事业单位财务规则对清查盘点的规定只是原则性的要求，财政部印发的《行政事业单位资产清查暂行办法》（财办[2006]52号）也只是提出更明确的清查盘点需求，对如何进行盘点操作还缺乏具体的盘点操作细则。二是部分行政事业单位的资产管理人力资源不足。有的单位资产管理岗位设置不清，资产管理职责不明，不少是有财务人员而没有资产管理人员；有的单位资产管理人员一人从事过多岗位，在资产管理上不能尽责；有的单位虽有专职资产管理人员，却由于资产量大，管理无法到位；有的单位资产管理人员基础素质不足，无法正常履行资产管理职责。由于人力资源不足造成固定资产盘点工作流于形式，甚至根本就不存在。三是少量行政事业单位资产管理人员责任心不强。个别资产管理人员不能认真对待资产盘点工作，盘点工作得过且过，认为盘点多少无所谓，甚至盘与不盘也一样。由于上述原因，部分行政事业单位的固定资产盘点不到位，直接导致相应的单位账实不符，资产、财务管理混乱。在2007年财政部组织的资产清查中，有的单位经中介机构清查审计，出现大量的盘亏、盘赢现象。上述盘点问题解决的关键点在于加强盘点工作的监督，解决的重点是简化盘点操作。
3、条码管理是解决行政事业单位盘点难题的有效方法。我们到超市买东西时可以看到，超市对琳琅满目、数以万计的商品管理是井然有序的，无论什么商品的进出都在管理者的监管范围之内，这就是条码管理的威力。针对国有资产盘点中存在的问题，杭州市提出了国有资产条码管理的新思路，在已经建立的动态国有资产管理信息平台基础上，建立资产与条码的一一对应关系，每件资产都与一个唯一的条码对应，利用条码的信息优势，一把扫描枪就能轻松完成资产盘点工作。
首先，条码管理提供了规范的清查盘点操作模式。实施条码管理要求录入资产资产、打印条码并粘贴、盘点时扫描条码、将扫描结果导入管理系统比对。盘点卡的生成是条码盘点工作的最终结果，而这一结果包含了条码管理的全部工作，是盘点的规范操作结果。其次，条码管理提供了简便的盘点工具。实物盘点大多要两个人操作，一人看帐一人看物，一件件比对还经常出错。条码管理后，管理人员可轻松地提着轻便的扫描枪，随意地盘点存放在不同地方的固定资产，数据采集简便易行。第三，条码管理提供了高效的盘点方法。由于减少了人工比对的工作量，条码管理的高效在资产量大的单位表现出更多的优势。试点中，一般200件左右的资产只要半个小时左右就可以扫描全部，有2000多件资产的大单位也可在一天内完成盘点工作。第四，条码管理提供了盘点全新的监督利器。行政事业单位的资产盘点不到位主要是没有明确的盘点记录要求，而条码管理后，盘点的结果全部在盘点卡中反映，我们可以在资产管理系统中清晰地看到盘点的结果，哪些单位盘点了，盘点有无到位等等。例如在某单位的盘点中，盘点人员在导入数据进行比对后，及时发现未盘点的两件资产，根据卡片信息，在极短的时间内完成查找扫描，保证了盘点的全面性。今后，对资产盘亏的确认，盘点卡可以提供有效的证据。
    条码管理减少了手工盘点的查找、记录、比对、分析等复杂的操作，使资产盘点工作规范、简便、高效，盘点信息可以在资产管理系统中形成电子痕迹，从而有效解决资产盘点中存在的上述问题。
二、杭州市行政事业单位条码管理试点的主要作法
1、实施条码资产管理的硬件设施。试点阶段，条码打印机我们选用的是专用条码打印机，条码扫描仪选用手持资产盘点机。这两件设备的优点是专业、小巧，安装简便。缺点是兼容性差，在资产量少的单位，打印机只能用于条码打印，其利用效率较低；打印格式较难设置，不利于各单位在美观等方面的要求；扫描仪只能用于条码扫描，扫描距离不能超过20cm，应用的范围受到一定限制。
2、实施条码资产管理的软件系统。我市从06年开始实施行政事业单位国有资产信息化管理，使用的新中大公共财政管理软件中已经具备了条码管理的功能。资产录入后可以自动生成条码，系统在查询状态下可以进行单个或批量的条码打印，专门设计的盘点卡管理程序可以方便地用于全市的资产管理。
3、条码管理试点的单位。2008年上半年，我们选择了19家行政事业单位进行资产条码管理的试点工作。在试点单位选择上，我们主要通过各主管部门推荐，要求相应的单位资产管理相对规范，对待试点工作积极主动，适当考虑试点单位在管理类型、管理机构等方面的代表性，资产量不能过大，限量在3000件以内。
4、条码管理的实施。杭州市财政局将试点行政事业单位国有资产条码管理列为局2008年度的一项重点工作，按照项目化管理要求，制定严谨的工作计划，责任到人。各试点单位按照 “规范管理、保障实效”的思路，认真组织落实。在集中培训后，各单位做好组织动员，制定试点计划，由多部门配合协调，并指定专人做好具体试点工作。初始条码管理工作的重点集中在资产清查、完善卡片信息和条码粘贴上。试点单位一般在2个月内完成清查、粘贴条码工作。通过各试点单位的共同努力，杭州市级行政事业单位国有资产条码试点工作取得圆满成功。
三、条码管理促进行政事业单位资产管理的进一步思考
    各试点单位在完成试点任务的同时，深入思考如何利用条码加强资产管理工作，提供了大量有益的条码管理经验，今后可以从以下几方面进一步加强资产管理工作。
1、运用统一、醒目的条码，逐步建立资产管理规范化的评价体系。部分试点单位制定了条码粘贴规范表，明确各类固定资产的条码粘贴位置，使资产的条码管理统一、规范，保证条码粘贴操作的一致性，这一经验值得在今后推广中进行全面应用。有的单位规定条码一般粘贴在固定资产朝外面的左上角，根据贴面特点进行适当调整，从而使固定资产是否粘贴条码一目了然。在今后的资产管理工作中，如果进行固定资产检查时，醒目、统一的条码利于我们判断该资产是否纳入了信息化管理，从而成为资产管理规范化的标识，进而可以掌握相应单位的资产管理质量。
2、科学利用批量管理，提高资产管理效率。部分单价较低的设备可以进行批量管理，抓大放小可以有效提高资产管理的效率。如一个教室中有多张椅子，价值、规格等完全一样，此时批量管理在保证管理质量的前提下可以有效提高管理效率，将一批椅子做为一批管理，生成一个条码，在扫描该条码时可以方便地盘点全部。相反，实行单个管理则只能增加盘点难度，使条码成为管理效率的障碍。批的大小需要根据管理需要来确定，并不是所有的批量资产都适合于做成一个批卡片，如果一批购进的桌椅全部做成一个条码，而实物存放在不同的地点，就难以保证扫描与盘点的准确对应。
3、合理利用资产替代物，保证条码管理的全面性。由于条码打印设置困难，试点打印的条码大小一致，一些小型设备的条码粘贴不便，而小型昂贵的设备应当是资产管理的重点；有的设备存放地点特殊，如放在专用柜中的交换器等，粘贴到设备上操作不便且不利于后期盘点，有的试点单位将存放该设备的保管箱等做为设备条码粘贴的替代物，替代物条码管理在保证固定资产条码管理的全面性同时，方便了盘点操作，取得不错的管理效果。一些不会丢失的固定资产，如房屋，资产管理人员可以选择任何便利盘点操作的替代物。但大量使用替代物进行条码粘贴也存在问题。有的单位专门设置粘贴条码的资产帐本，如果监督不到位，条码盘点功能将大打折扣，令人怀疑资产盘点成为帐本扫描。设置条码粘贴资产帐本的单位，应将该帐的保管与盘点操作岗位按不兼容要求分别设置，由不同的人履行相应的职责，防止出现条码管理的形式化。替代物的确定需要各管理主体根据固定资产的特点进行思考，在提高条码与实物的对应关系的同时，加强相关资产的管理。
4、明确管理责任主体，保证固定资产管理到位。条码打印的内容中有使用人、使用部门，条码打印的内容可以协助管理单位明确设备的管理责任。有的设备个人属性很强，如电脑，一般分配到个人使用，在进行人员调整时，也会机随人走，因此将责任主体落实到个人更利于这类设备的管理，这类资产的条码上应当打印使用人信息。有的设备使用部门的属性更高，如不会随人变动的桌椅、空调、专属于特定部门使用的设备等，将责任主体落实到部门更利于管理，这类资产应当在条码上打印使用部门，由各部门落实具体管理人员。通过条码打印内容，利用条码打印内容的标识作用，固定资产的条码管理可以进一步明确资产的管理职责。责任主体的明确可以有效保障管理职责的落实。
5、规范、完善资产卡片信息，提高资产管理信息的利用效率。条码打印的内容应当反映必要的管理信息，如使用人、部门等责任信息，购置日期等状态信息，资产名称型号等类别信息。为保证条码管理的有效性，各试点单位都将完善资产卡片的信息内容做为条码试点的重点工作，使资产条码能更准确的反映相应资产的特征，有力提高了资产管理的质量。在验收时，我们发现不少单位的资产名称录入不规范，如台式机就有多种录入形式，有的录为计算机、台式计算机、台式电脑、小型机等等，有的只录入了品牌、型号，不规范的卡片信息使条码的标识作用降低。同一种类资产应当有规范、一致的名称录入格式，从而在提高条码管理的同时，更可以利用信息化手段，方便我们资产管理系统的信息查询、信息统计等工作。
出处：杭州市财政局综合处

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